CGV
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
SOLÈNA
Solèna est exploitée par la société SAS ANSE SAUVAGE au capital de 5000 €, dont le siège social est situé 2400 route de Pérols, 34970 LATTES
immatriculée au RCS de Nîmes sous le numéro 879 291 003
numéro de TVA intracommunautaire FR22 879 291 003,
joignable à l’adresse suivante : contact@maison-solena.com
DÉFINITIONS
Aux fins des présentes Conditions Générales de Vente, les termes suivants ont la signification ci-après :
Solèna : le lieu évènementiel exploité par le Prestataire.
Client : toute personne physique ou morale réservant un événement auprès de Solèna.
Événement : manifestation privée ou professionnelle organisée à Solèna (séminaire, mariage, réception, soirée, etc.).
Devis : document décrivant les prestations réservées, leur prix et leurs conditions spécifiques.
J : date calendaire de l’Événement.
Jour calendaire : toute période de vingt-quatre (24) heures consécutives, incluant les samedis, dimanches et jours fériés légaux, comptée de minuit à minuit.
Privatisation : mise à disposition exclusive de tout ou partie des espaces de Solèna.
Minimum garanti : montant minimum facturé indépendamment du nombre réel de participants.
Extras : prestations ou frais non inclus dans le Devis initial (heures supplémentaires, sécurité, nettoyage renforcé, casse, etc.).
- Champ d’application
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») régissent l’ensemble des relations contractuelles entre la société exploitant le lieu Solèna (ci-après « Solèna » ou « le Prestataire ») et toute personne physique ou morale procédant à la réservation du lieu (ci-après « le Client »).
Les CGV s’appliquent, sans restriction ni réserve, à toute réservation, location ou mise à disposition du lieu Solèna, quel que soit le type d’événement organisé, notamment mais sans limitation : mariages, événements privés, réceptions, séminaires, réunions, soirées d’entreprise, lancements de produits ou tout autre événement professionnel ou institutionnel (MICE).
Toute réservation implique l’adhésion pleine et entière du Client aux présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document, condition ou clause non expressément acceptée par Solèna.
La relation contractuelle entre les parties est régie par les documents suivants, par ordre de priorité décroissant :
Le Devis signé par le Client,
Les présentes Conditions Générales de Vente,
Le Règlement intérieur de Solèna et ses annexes éventuelles. En cas de contradiction entre ces documents, le document de rang supérieur prévaut.
- Formation du contrat
La réservation devient ferme et définitive uniquement après réunion cumulative des conditions suivantes :
- Signature du Devis par le Client,
- Acceptation expresse des présentes CGV,
- Versement de l’acompte prévu au Devis.
Aucune option ni réservation provisoire ne sont accordées.
À défaut de paiement de l’acompte dans le délai imparti, Solèna se réserve le droit de libérer la date sans préavis.
À défaut de réunion de l’ensemble de ces conditions, aucune réservation ne saurait être considérée comme confirmée, et Solèna se réserve expressément le droit de remettre la date et les horaires initialement envisagés à la commercialisation, sans qu’aucune indemnité ou compensation ne puisse être réclamée par le Client.
En raison d’un volume élevé de demandes et afin de garantir une gestion équitable du calendrier, Solèna ne propose aucune option ou pré-réservation. Toute demande non confirmée selon les modalités ci-dessus demeure sans effet contractuel.
- Prix – prestations
Les prix applicables sont ceux indiqués dans le Devis accepté par le Client. Sauf mention contraire, ils s’entendent hors prestations supplémentaires.
Peuvent notamment être facturés en supplément, lorsqu’ils ne sont pas inclus au Devis :
– Heures supplémentaires d’occupation ou de personnel,
– Prestations de sécurité imposées par la réglementation ou par Solèna, – Nettoyage renforcé,
– Remise en état des lieux, casse ou dégradations,
– Frais techniques spécifiques,
– Toute prestation demandée postérieurement à la validation du Devis. Toute dépense supplémentaire fera l’objet d’une information préalable du Client, sauf urgence ou nécessité liée à la sécurité.
Le devis signé vaut engagement contractuel ferme sur les prestations, dates, horaires et conditions qui y sont mentionnés.
Toute prestation, option ou service non expressément prévu au devis initial et demandé par le Client, directement ou indirectement, avant ou pendant l’exécution du contrat, fera l’objet d’une facturation complémentaire, sur la base du tarif en vigueur au jour de la prestation.
Le Client s’engage sur un nombre minimum garanti de participants, tel qu’indiqué au devis. Ce nombre constitue la base de facturation, indépendamment du nombre réel de participants effectivement présents le jour de l’événement. Aucun ajustement à la baisse ne pourra être effectué après validation du devis.
- Extras et consommations supplémentaires
Les prestations dites « extras », comprenant notamment et sans limitation les consommations supplémentaires, options non prévues initialement, prestations additionnelles, dépassements horaires ou toute autre dépense engagée à la demande du Client ou des participants, sont prises en charge selon les modalités définies au devis signé.
Ces extras peuvent être :
- soit facturés globalement au Client,
- soit réglés individuellement par les participants,
selon les conditions expressément prévues au devis.
À défaut de mention écrite et explicite dans le devis, l’ensemble des extras et consommations supplémentaires sera réputé être à la charge exclusive du Client.
Solèna se réserve le droit, préalablement ou pendant l’événement, d’exiger la mise en place d’une garantie financière ou bancaire (empreinte bancaire ou tout autre moyen équivalent) destinée à couvrir les consommations, extras ou suppléments susceptibles d’être engagés. Cette garantie pourra être encaissée en cas de solde impayé, sans préjudice de toute autre action que Solèna serait en droit d’exercer.
- Conditions de paiement
Sauf stipulation contraire au Devis, le règlement s’effectue selon l’échéancier suivant :
50 % à la réservation (acompte),
30 % à J – 60 jours calendaires
20 % au plus tard à J – 30 jours calendaires
Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable :
– La suspension ou l’annulation de la prestation,
– L’exigibilité immédiate de l’intégralité des sommes dues,
– L’application de pénalités de retard calculées au taux légal en vigueur, ainsi que, pour les Clients professionnels, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par la loi.
Un acompte correspondant à cinquante pour cent (50 %) du montant total du devis est exigible à la signature du devis. Cet acompte conditionne la validation ferme et définitive de la réservation.
Un deuxième acompte correspondant à trente pour cent (30 %) du montant total du devis est exigible au plus tard soixante (60) jours calendaires avant la date de l’événement (J). .
Le solde du prix total devra être réglé au plus tard trente (30) jours calendaires avant la date de l’événement (J).
Les paiements sont effectués par virement bancaire, sauf accord écrit et préalable de Solèna.
Tout défaut de paiement, total ou partiel, à l’échéance prévue entraînera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, la suspension ou l’annulation de la réservation par Solèna, sans indemnité pour le Client. Les sommes déjà versées resteront acquises à Solèna à titre d’indemnité, sans préjudice de toute action complémentaire visant au recouvrement des sommes restant dues.
Solèna peut exiger, à l’entrée dans les lieux, une garantie financière destinée à couvrir les dégradations, pertes ou frais de remise en état.
Le montant, les modalités de versement (empreinte bancaire, chèque ou virement) et les délais de restitution sont précisés au Devis ou au Règlement intérieur.
La garantie est restituée dans un délai maximum de 15 jours calendaires après l’état des lieux de sortie, déduction faite des sommes justifiées.
- Modification et annulation – barème unique applicable à tous les événements
L’établissement acceptera une réduction maximum de 10% du nombre de convives convenus lors de la formation du contrat jusqu’à soixante (60) jours ouvrables avant le jour (J) de l’événement.
Toute annulation, totale ou partielle, de l’événement devra être notifiée par mail à Solèna : contact@maison-solena.fr. La date de réception de la notification écrite fera foi pour l’application des pénalités.
Toute annulation écrite notifiée par le Client entraîne l’application des pénalités suivantes, calculées sur le montant total TTC du Devis :
plus de 60 jours calendaires avant J : 50 %,
entre 60 et 30 jours calendaires avant J : 80 %,
moins de 30 jours calendaires avant J : 100 %.
Ces pénalités s’appliquent également en cas de réduction du nombre de participants après validation du nombre minimum garanti, celle-ci étant assimilée à une annulation partielle.
En cas d’impossibilité pour Solèna d’assurer l’Événement pour un motif indépendant de sa volonté (sinistre, décision administrative, impossibilité technique majeure), Solèna proposera au Client :
– Soit le report de l’Événement à une date ultérieure,
– Soit le remboursement des sommes versées, à l’exclusion de toute indemnité complémentaire.
Aucune indemnisation ne pourra être réclamée au titre des préjudices indirects.
Les sommes versées ne donnent lieu à aucun remboursement, sauf accord commercial exprès de Solèna.
En cas de survenance d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil empêchant l’exécution du contrat, les obligations des parties sont suspendues.
Les parties se rapprocheront afin d’étudier, selon les circonstances : – Un report de l’Événement,
– Ou toute solution raisonnable tenant compte des frais déjà engagés.
- Prestataires
Le recours à des prestataires extérieurs (traiteur, DJ, animateur, etc.) est soumis à validation préalable écrite de Solèna.
Les prestataires doivent respecter le Règlement intérieur, les horaires, les normes de sécurité, et fournir les attestations d’assurance requises.
Le Client demeure seul responsable des prestataires qu’il mandate.
Solèna travaille exclusivement avec des prestataires référencés et/ou sélectionnés pour leur professionnalisme, leur conformité réglementaire et leur adéquation avec les exigences du lieu.
Le recours à tout prestataire extérieur non référencé par Solèna devra impérativement faire l’objet d’une demande préalable et d’une validation écrite expresse de Solèna. À défaut de validation écrite, l’accès du prestataire au site pourra être refusé, sans que le Client ne puisse prétendre à une quelconque indemnisation ou réduction de prix.
Solèna se réserve le droit de refuser tout prestataire extérieur qui ne présenterait pas les garanties suffisantes en matière de sécurité, d’assurance, de conformité réglementaire ou de respect du site et de son environnement.
En tout état de cause, le Client demeure seul responsable des actes, faits et omissions des prestataires extérieurs qu’il mandate, lesquels interviennent sous sa seule et entière responsabilité.
- Assurances
Solèna déclare être titulaire des assurances nécessaires à l’exploitation de son activité, couvrant notamment sa responsabilité civile professionnelle pour les dommages pouvant être causés aux tiers dans le cadre de la mise à disposition du lieu.
En fonction de la nature de l’événement, de son ampleur, du nombre de participants, de la présence de public ou de la mise en place d’animations spécifiques (spectacles, installations techniques, activités à risques, etc.), Solèna pourra exiger du Client la souscription d’une assurance responsabilité civile événementielle spécifique.
Le Client s’engage à fournir, à première demande, une attestation d’assurance en cours de validité couvrant l’ensemble des risques liés à l’événement, pour toute la durée de celui-ci, incluant le montage, l’exploitation et le démontage. À défaut de transmission de ladite attestation dans les délais requis, Solèna se réserve le droit de refuser la tenue de l’événement ou d’en suspendre l’exécution, sans que le Client ne puisse prétendre à un quelconque remboursement ou indemnité.
- Utilisation du lieu – responsabilités
Le Client s’engage à utiliser le lieu Solèna conformément à sa destination, à sa capacité d’accueil, ainsi qu’aux réglementations en vigueur et aux consignes communiquées par Solèna.
À ce titre, le Client s’engage notamment à :
- respecter strictement les horaires contractuels,
- se conformer aux consignes de sécurité, d’exploitation et de voisinage, • veiller à une utilisation normale et raisonnable des installations et équipements, • restituer les espaces, mobiliers et équipements mis à disposition dans un état conforme à celui constaté lors de l’état des lieux d’entrée.
Le Client est responsable de l’ensemble des personnes présentes à l’événement, incluant les invités et leurs enfants, les prestataires et sous-traitants, et répond de plein droit de tout dommage matériel ou immatériel, accident, dégradation, perte ou vol causé au lieu, aux équipements ou aux tiers du fait de leur comportement.
Solèna décline toute responsabilité en cas de vol, perte ou détérioration d’effets personnels. Une assurance responsabilité civile événementielle pourra être exigée du Client.
Dans le cadre d’une privatisation du site, un état des lieux contradictoire d’entrée et de sortie sera réalisé. Une garantie financière sera demandée lors de l’état des lieux d’entrée selon la nature de l’événement, son montant sera indiqué sur le devis. Toute dégradation constatée lors de l’état des lieux de sortie fera l’objet d’une facturation complémentaire, sur la base des frais de remise en état, sans préjudice de toute action en réparation complémentaire.
- Nuisances – voisinage
Le Client s’engage à respecter les règles de sécurité, de voisinage et les limitations sonores applicables.
En cas de non-respect, Solèna se réserve le droit d’interrompre ou de mettre fin à l’Événement sans indemnité, après avertissement resté sans effet ou en cas de danger immédiat.
Les frais engagés restent dus.
En cas de non-respect des règles relatives au bruit, à la sécurité, aux horaires ou au voisinage, malgré une mise en demeure orale ou écrite, Solèna et sa direction se réservent le droit d’interrompre, de suspendre ou de mettre fin à l’événement, totalement ou partiellement, sans que le Client ne puisse prétendre à un remboursement, une indemnité ou une quelconque compensation.
Cette mesure pourra être mise en œuvre notamment en cas de plainte du voisinage, d’intervention des autorités compétentes ou de risque avéré pour la sécurité des personnes ou des biens.
- Force majeure
La responsabilité de Solèna ne saurait être engagée en cas d’inexécution ou de retard dans l’exécution de ses obligations résultant d’un événement de force majeure, tel que défini par l’article 1218 du Code civil et la jurisprudence française.
Sont notamment considérés comme des cas de force majeure, sans que cette liste soit limitative : les intempéries exceptionnelles, catastrophes naturelles, incendies, inondations, épidémies, pandémies, décisions administratives ou préfectorales, grèves, coupures d’énergie, défaillances des réseaux, ou tout événement indépendant de la volonté de Solèna rendant impossible l’exécution du contrat.
En cas de force majeure, les sommes déjà versées resteront acquises à Solèna et ne pourront donner lieu à aucune indemnité complémentaire, sauf accord contraire exprès entre les parties.
- Droit applicable – juridiction compétente
Les présentes Conditions Générales de Vente sont soumises au droit français.
Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité, leur exécution ou leur résiliation relèvera de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social de Solèna, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
- Droit à l’image
Sauf opposition écrite préalable du Client, Solèna est autorisée à utiliser des photographies ou vidéos non sensibles de l’Événement à des fins de communication.
Pour les événements privés, toute utilisation fait l’objet d’une autorisation spécifique.
- Données personnelles – RGPD
Dans le cadre de la relation contractuelle, Solèna est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel concernant le Client, strictement nécessaires à la gestion des réservations, à l’exécution du contrat, à la facturation et au respect de ses obligations légales et réglementaires.
Ces données sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données collectées sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées et ne sont en aucun cas cédées à des tiers, sauf obligation légale ou réglementaire.
Conformément à la réglementation en vigueur, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation, d’effacement et de portabilité de ses données personnelles. Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande écrite à Solèna, accompagnée d’un justificatif d’identité.
Le Client est informé qu’il peut introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) s’il estime que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable.
- Nullité partielle – tolérance
Si l’une quelconque des stipulations des présentes Conditions Générales de Vente était déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une juridiction compétente, cette nullité n’affecterait en aucun cas la validité, la légalité ou l’applicabilité des autres stipulations, qui demeureront pleinement en vigueur.
Le fait pour Solèna de ne pas se prévaloir, à un moment donné, de l’une quelconque des stipulations des présentes CGV ne saurait être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.
- Acceptation des CVG
La signature du présent devis vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des Conditions Générales de Vente (CGV) de Solèna, lesquelles sont réputées connues et acceptées par le Client.
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
Clients professionnels : tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège de Solèna.
Clients consommateurs : le Client peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation avant toute action judiciaire.
Solèna,
représentée par Manon Heybeger directrice générale CALLI GROUP
Mention lu et approuvé à apposer ci-dessous
Signature
Le Client,
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Mention lu et approuvé à apposer ci-dessous
Signature